Horecabedrijven nemen afscheid van plastic zak met geld

‘Niet uit het pand, wel uit bereik van gasten en medewerkers.’ Bij Belgisch Bier Café Olivier in Utrecht staat al ruim drie jaar een slimme kluis. Floormanager Ciska Feberwee kan niet meer zonder. ‘Veiliger voor iedereen, minder kansen op fouten en veel sneller.’

 Het biercafé is een van de 17 horecaconcepten in de portefeuille van Debuut horecabeheer en ontwikkeling, een snelgroeiende organisatie met 27 horecabedrijven verspreid in Nederland. Feberwee heeft het aantal betaalautomaten in enkele jaren zien groeien van 2 naar 5 stuks. ‘Steeds meer gasten pinnen, maar nog steeds betaalt een aantal van hen met contant geld. Dat betekent dat we alert moeten zijn dat niet teveel cash in de kassalades en in de portemonnees van het bedienend personeel blijft zitten. We hebben duidelijke regels om tijdig af te romen.’

Niemand let op ons
‘Zo’n 70% van de gasten in onze cafés betaalt hun drankjes met een pinpas, in de restaurants zelfs al 80%. Maar bij een grote omzet lopen de bedragen contant geld toch nog aardig op. En dat betekent risico’s,’ vult Financial Controller Bert van Doorn van Debuut BV aan. Feberwee: ‘Afhankelijk van de omzet wordt meerdere keren per dag of per medewerkersshift afgeroomd. Het geld gaat direct in de slimme kluis, wordt automatisch geteld en de transporteur krijgt een seintje zodra de kluis vol is. Onze medewerkers hoeven dus niet met geld over straat naar de bank.’ Van Doorn: ‘Zodra we een zaak overnemen is het eerste dat we aanpakken de “plastic zak met geld”. Er wordt nog te vaak gedacht “niemand let op ons”. Zelf afstorten van de omzet is er echter niet meer bij. Dat is voor medewerkers soms even wennen, maar na twee weken zijn ze helemaal “om”. Dan ervaren ze zelf het gemak van slimme kluisoplossingen.’

Efficiënter op alle fronten
‘Door te werken met slimme kluizen zitten we directer op de business. Daarin afstorten betekent dat het geld meteen wordt geteld, wordt gecontroleerd op echtheid en het de volgende dag op de rekening staat. Vanuit het hoofdkantoor heb je daardoor een extra kascontrole. Vroeger ontving je een weekafsluiting van de bedrijfsleiders en stuurde de bank een week later nog eens een overzicht dat je kon vergelijken met de cijfers per horecazaak. Nu kunnen we de omzet en het afgestorte geld direct controleren, waardoor de kans op langer lopende fouten of fraude heel klein is. Het is efficiënter op alle fronten in de bedrijfsvoering.’ Ook Feberwee ervaart de voordelen van de slimme kluis op de werkvloer. ‘Voorheen was ik minimaal 1 tot 1½ uur per week bezig met de financiële afdracht. Tellen van geld, formulieren invullen. Dat gaat nu allemaal automatisch en zonder fouten. De slimme kluis bespaart me tijd. Tijd die ik weer aan onze medewerkers en gasten kan besteden.’

Na sluitingstijd
Van Doorn merkt op dat je als horecabedrijf goede afspraken moet maken over het geldtransport. ‘Een groot aantal van onze zaken zijn 7 dagen per week van ’s ochtends vroeg tot ’s avonds laat open. Als je als bedrijfsleider na sluitingstijd naar huis gaat, wil je niet dat de volgende ochtend om 10 uur een geldtransporteur voor de deur staat die toegang wil tot jouw kantoor. Gelukkig hebben we daar met SecurCash passende afspraken over kunnen maken.’

Slimme kassa
Ook stadscafé De Vooruitgang in Eindhoven behoort tot de stal van Debuut. ‘Deze zaak beschikt – naast een slimme kluis – ook over een slimme kassa. Zo’n kassa meldt zelf aan SecurCash hoeveel cash erin zit, waardoor zij op afstand ons wisselgeld monitoren. Zo weten ze precies wanneer onze kluis ‘vol’ zal raken en kunnen ze geldtransport inplannen. Dat betekent ook dat we nooit teveel of te weinig cash hebben. Dat is een relatief dure oplossing, maar de foutkans is nagenoeg nihil en het scheelt zo enorm veel tijd. Voor zo’n grote zaak als De Vooruitgang is het de investering meer dan waard.’

Passen in plaatje
‘In sommige zaken werken we nog met traditionele afroomkluizen. Die gaan we op basis van afschrijving vervangen. Dan stappen we over op slimme kluizen. Onze gasten bieden we een goede service en kwaliteit. Daar hoort ook een professionele bedrijfsvoering bij. Slimme kluizen en kassa’s en waardetransport passen in dat plaatje.’

Bookmark and Share